Kişisel veri işleme envanteri

Veri sorumlusu; kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek ve tüzel kişiyi ifade eder (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu/KVK m.3/1.ı).
Kişisel verileri işleyen veri sorumlusu, veri işlemeye başlamadan önce Veri Sorumluları Siciline kaydolmak zorundadır.
Veri sorumlusu tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulu nezdinde yapılacak Veri Sorumluları Siciline başvurusu, aşağıdaki hususları içeren bir bildirimle Yapılır:
a) Veri sorumlusu ve varsa temsilcisinin kimlik ve adres bilgileri.
b) Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği.
c) Veri konusu kişi grubu ve grupları ile bu kişilere ait veri kategorileri hakkındaki açıklamalar.
ç) Kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları.
d) Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler.
e) Kişisel veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirler.
f) Kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre (KVK m.16/2 - 3).
Ancak; KVK'nın 16 ncı madde hükmüne göre, veri sorumluları, Veri Sorumluları Siciline kayıt olabilmek için, kişisel veri işleme envanterini düzenlemek ve bu envantere uygun olarak Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası' hazırlamakla yükümlüdür (Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik/KVSY m.5/1).
Kişisel veri işleme envanteri; veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanteri ifade etmektedir (KVSY m.4/1.e).
Anlaşılacağı üzere, veri sorumlusu tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulu nezdinde yapacağı Veri Sorumluları Siciline başvurusunda, bildirimine kişisel veri işleme envanterini eklemek zorundadır. Söz konusu envanterin içeriğinde, üst tarafta açıklanan KVK'nın 16/3 madde fıkra hükmünde öngörülen bilgiler yer almaktadır.
Ailenizle mutluluklar ve çalışmalarınızda başarılar diler, yürekten saygılarımızı sunarız.